被拖欠货款，起诉前先把这五类证据固定下来

货款纠纷看起来简单：我送货，你没给钱。但真正进入诉讼后，大量案件卡在同一个地方—— 无法证明“送了多少、值多少钱、对方确认过”。 对方只需在庭上说一句“账目不清、质量有问题”，案件就可能被拖入鉴定或反复开庭。 所以，起诉前的准备工作，比起诉本身更重要。

一、合同与订单：确定“交易规则”

法院首先看双方约定的是什么：单价、数量、质量标准、付款期限、验收方式、违约条款。 如果没有正式合同，框架协议、报价单、微信下单记录、邮件确认，都可以作为合同成立的证据。

• 书面合同、补充协议、年度框架协议（注意骑缝章与签约主体是否一致）
• 订单、采购单、报价确认单（重点看是否有对方签字或盖章）
• 招投标文件、中标通知书（工程与大宗采购常见）

常见漏洞：合同签的是 A 公司，收货的是 B 公司，付款的又是老板个人账户。主体不一致时，要先解决“到底告谁”，否则赢了判决也执行不到钱。

二、送货与签收：证明“货已交付”

交付是出卖人的核心义务。送货单要有收货人签名、日期、品名规格数量； 由物流承运的，保留运单与签收记录；对方自提的，保留出库单与门卫登记。

• 送货单、出库单、发货明细（签收人应为对方员工或有授权的人）
• 物流运单、快递签收记录、承运人证明
• 入库单、验收单、质检报告（有则更佳）

如果签收人身份存疑，可补充社保记录、名片、工作群聊天记录，证明其代表对方公司履职。

三、对账单：把“金额”固定下来

对账单是货款案件里性价比最高的证据。一份由对方盖章或法定代表人、财务人员签字确认的对账单， 可以直接把争议从“送了多少货”压缩到“什么时候付”。

• 月度／年度对账单，注明截止日期与欠款余额
• 微信、邮件发送的对账文件及对方回复“无误”“确认”的记录
• 对方部分付款的记录（可作为对债务的默示认可）

四、催款记录：中断时效、证明主张

根据《民法典》第 188 条，普通诉讼时效为三年，自权利人知道或应当知道权利受损害之日起计算； 第 195 条规定，权利人向义务人提出履行请求，时效中断，从中断时起重新计算。

• 催款函及邮寄凭证（EMS 面单注明“催款函”，保留签收查询记录）
• 微信、短信、通话录音中明确的催款表述与对方回应
• 律师函及送达凭证

提醒：只有“在吗”“最近怎么样”这类寒暄，很难被认定为提出履行请求。催款内容要写明欠款金额、对应期间与付款要求。

五、发票与流水：补强交易真实性

已开具的增值税发票、纳税申报记录，可以佐证交易真实发生； 银行流水则用于证明已付款金额与欠款余额。两者结合，能有效反驳“从未收到货”的抗辩。

• 发票记账联、开票记录、税务系统截图
• 对公账户流水（标注出每笔回款对应的订单）
• 承兑汇票、以货抵债、第三方代付的书面说明

起诉前还要确认三件事

第一，告谁。合同相对方是否存续、是否已被吊销、有无可供执行财产；必要时把股东、担保人一并列为被告。 第二，去哪告。买卖合同可由被告住所地或合同履行地法院管辖，合同约定管辖条款的优先适用。 第三，要不要保全。对方有转移财产迹象的，起诉同时申请财产保全，通常比判决本身更能促成回款。

结语

货款案件办得顺不顺，多半在起诉前就已定下大半。证据齐、金额清、主体对，谈判与诉讼都会顺畅； 反之，即使实体上占理，也可能因为一份缺失的签收单而陷入被动。 如果金额较大或对方已出现经营异常，建议在起诉前先做一次证据与执行可行性的评估。